In der 28. Ausgabe der „M365 News“ drehte sich alles um aktuelle Entwicklungen rund um Microsoft 365 – von Teams über SharePoint bis hin zu Copilot und Viva. Die Community-Experten präsentierten praxisnahe Einblicke, rechtliche Hinweise und technische Neuerungen. Hier sind die Highlights der Sendung:

Teams: Abschied von der klassischen App & neue Sicherheitsfeatures

• Die klassische Teams-App wird zum 1. Juli 2025 endgültig deaktiviert. Nutzer müssen auf den neuen Client umsteigen, da sonst kein Zugriff mehr möglich ist.
• Neu ist die Möglichkeit, externe Nachrichten in Teams als verdächtig zu melden. Diese Funktion wird über das Defender-Portal sichtbar – mit datenschutzrechtlichen Implikationen, insbesondere im Hinblick auf Drittlandtransfers.
• Für Unternehmen mit Information Barriers und Teams Premium gibt es nun moderierte Meeting-Vorlagen. Diese ermöglichen abteilungsübergreifende Meetings – allerdings nur bei Anwesenheit eines benannten Moderators.
• Die maximale Dauer für Videoaufzeichnungen im Chat wurde von 60 Sekunden auf 5 Minuten erhöht. Datenschutz und Betriebsrat sollten dies in bestehenden Vereinbarungen berücksichtigen.
• Weitere Neuerungen: Mehrfach-Emoji-Reaktionen, spontane Ernennung von Präsentatoren in Town Halls, gezielte Steuerung von Produktionsfunktionen und das Ende von Update-Mails bei Teilnehmeränderungen.

Planner & Project: Konsolidierung angekündigt

• Project for the Web wird eingestellt. Die Funktionen sollen bis August 2025 vollständig in Planner integriert werden. Bestehende Nutzer benötigen künftig keine separate Lizenz mehr – außer für Premium-Funktionen.

Exchange & Outlook: Mehr Kontrolle, mehr Komfort

• Outlook Mobile zeigt nun bei Terminänderungen deutlich an, was sich geändert hat – inklusive neuem Ort.
• Nutzer können eigene Benachrichtigungstöne in Outlook for Windows festlegen. Administratoren sollten hier klare Richtlinien definieren.
• Die Option „nur Monitoring“ bei Safe Attachments entfällt. Alle Regeln werden automatisch auf „Blockieren“ umgestellt.
• Die Federation-Informationen in Exchange Online zeigen künftig nur noch gezielt abgefragte Domains.
• Ein neuer Outlook-Nutzungsbericht hilft beim Rollout des neuen Clients – inklusive Pseudonymisierung.

Copilot & KI: Mehr Transparenz, mehr Kontrolle

• Gesprächstranskripte in Copilot können wieder heruntergeladen werden – mit konfigurierbaren Berechtigungen.
• Microsoft definiert nun klare Nutzungskontingente für Copilot Studio: Bei Überschreitung von 125 % wird der Dienst deaktiviert.
• Neue Analysefunktionen zeigen Fehlerquoten und Nutzungsmuster von Wissensquellen.
• Die automatische Zusammenfassung in Word ist nun verfügbar, ebenso wie Copilot-Integration in OneNote und Forms.
• Der Research Agent liefert fundierte Recherchen, der Analyse Agent unterstützt bei der Datenanalyse – beide mit Fokus auf Datenschutz und europäische Datenverarbeitung.

SharePoint & Stream: Design, Sicherheit und Migration

• Ein neues Tool erlaubt die Erstellung barrierefreier SharePoint-Designs mit mehreren Farben.
• SharePoint Advanced Management (SAM) ist nun in Copilot-Lizenzen enthalten – inklusive Funktionen zur gezielten Ausschlusssteuerung von Inhalten.
• Ab dem 1. Juli 2025 wird der Zugriff über One-Time-Passcodes deaktiviert. Externe Nutzer müssen als Gäste hinzugefügt werden.
• SharePoint Alerts werden schrittweise abgeschaltet. Power Automate wird zur neuen Standardlösung.
• Stream wird zu Clipchamp: Die Migration ist im Gange, die URL-Struktur ändert sich. Nutzer sollten informiert werden.

Viva & Engage: KI-gestützte Kommunikation

• Viva Learning erhält einen Entwurfsmodus und automatische Sicherung.
• Amplify erlaubt nun den Import von E-Mail-Adressen und das Posten in Viva Engage.
• KI-Funktionen wie Zusammenfassungen und Gesprächsanalysen sind in Engage verfügbar – mit datenschutzrechtlicher Relevanz.
• Neue Webparts und ein personalisierter Newsfeed verbessern das Nutzererlebnis.

Defender, Datenschutz & Compliance

• Defender for Identity erhält neue Powershell-Funktionen und ein überarbeitetes Portal.
• DLP-Richtlinien können nun auch KI-Anwendungen blockieren.
• Viele neue Audit- und Sicherheitsfunktionen sind nur noch über Pay-as-you-go verfügbar – inklusive Copilot-bezogener Logs.
• Microsoft kündigt ein neues europäisches Sicherheitsprogramm an und startet eine KI-Skilling-Initiative in NRW.

Power Platform: Mehr Kontrolle für Entwickler

• Power FX-Funktionen ermöglichen serverseitige Logik ohne Code.
• Formulare können per KI aus Bildern befüllt werden – mit entsprechenden Datenschutzanforderungen.
• Neue Monitoring-Tools und GitHub-Integration verbessern das Application Lifecycle Management.